業務日報の書き方

僕の会社では、新入社員に限らず誰でも皆が業務日報を書いています。書き方についてはペンで書くこと以外は決まっておらず、ほとんどの人が社長のものを真似ています。
どのようなものを書いているのかを簡単に紹介したいと思います。

僕の会社は、外部から見ればコテコテIT系なのですが、売っているもの以外は何もかもがアナログとなっています。その中でも業務日報においてはアナログすぎると思っています。IT系の多くはブログやワードプレス、グーグルなどの共有ファイルといったようなデジタルを使っているか、もしくは定型の用紙に記入して提出しているところがほとんだと聞いています。

僕の会社は徹底的にアナログにこだわっています。それは社長の考え方で「ミスや計画は自らの字で書かないと覚えない。」ということに基づいています。

先ず用意するのはノートです。サイズは決まってませんが、線の入っているものではなく無地のものです。あとはペンです。色は決まってませんが、青か黒がポピュラーです。また赤いペンは別に使うので用意しておきましょう。他には女の子は定規も使うようですが僕は使いません。

用意するものの説明が終わると次は使用方法ですね。

ノートの1ページに、1年間の目標と好きな言葉を書きます。業務報告は2ページ目からです。ちなみに、この1ページ目は、単にもったいないと理由から目標や好きな言葉を書いていますが、人によっては自画像や名前を書いている人も居ます。

業務報告を書く2ページ目からは、2ページ目と3ページ目を見開きで使用します。以後、ずっと最後の1ページになるまで見開きで使用します。
左側は予定を書きます。朝仕事を始める前か前日に記入します。1日の目標と、時間を書いて具体的な予定など。また作業の進捗具合や残り具合など一目でわかるようにします。
右側は結果を書きます。目標の達成度合いを書きます。また作業上に生じた問題点や原因、それらの対策を考えられるかぎり。そして感想などを書きます。
僕みたいな新入社員になると、上司や同僚への質問項目などを設けています。

終業後や翌日に他者のノートを見て、作業状況(主に進捗具合)の共有をします。質問などを設けていたものを見つけると赤ペンで記入します。(記入したことは直ぐに当人へ伝えるのがルールです。)また社長がコメントを入れる時だけ、赤ペンで書くだけでなく拇印を押すことが決まっています。

以上が業務日報の書き方となります。