1日の行動予定

1日の行動について書きます。

先ずは勤務時間などです。
僕の会社の始業時間は朝9時からとなります。終業時間は6時となっています。休憩はお昼休みが1時間30分と11時と15時に15分ずつのおやつタイムがあります。このおやつタイムとお昼休みにしか喫煙者はタバコを吸うことが出来ません。もちろん社内では吸えません。なので、このおやつタイムには社員の大半がベランダでタバコを吸うため、ひどいことになります。そうでない場合はおやつを食べるかトイレへ行くかです。しかし、このおやつタイムは5分以上席を離れないといけない変なルールがあるため、非喫煙者は変な動きをする人が多くて笑えてきまs。

続いて大まかな1日の予定です。
朝、出社すると業務日報に目標を書きます。(前日に書くときもあります。)そして、その日に何をするか、作業の目標を書きます。それらの優先順位を考え番号を振ります。あとは、順をおって作業を進めます。
夕方、仕事を終えると、その日の作業状況や目標の達成度合い、進捗状況を書きます。そして生じた問題や対策、上司から言われた言葉など思い出せる限りで書きます。また僕のような営業マンは、営業先と営業先で誰と何を話したかなども書いていきます。
これらが終わると、直属の上司か先輩へとノートを提出します。

上司が書き込みを終えると、ランダムでノートを交換します。これには社長も参加します。ノートを呼んで気づいたことを各々書いて所有者に一度返却。15分間の終礼にて全体の業務報告をもって帰社となります。

業務日報を書くのに30分とられ、先輩や上司に見てもらうのに15分かかり、最後に15分の終礼があるので、5時からの1時間は作業をすることが許されず実質の作業時間は6時間しかありません。

このように自由な社風なので働き始めた1週間は不思議で困惑してばかりでしたが、慣れてみるととても楽しく和気あいあいに仕事をこなせています。おまけに仕事の効率が向上しており、自分でも驚くほど成約件数があります。

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業務日報の書き方

僕の会社では、新入社員に限らず誰でも皆が業務日報を書いています。書き方についてはペンで書くこと以外は決まっておらず、ほとんどの人が社長のものを真似ています。
どのようなものを書いているのかを簡単に紹介したいと思います。

僕の会社は、外部から見ればコテコテIT系なのですが、売っているもの以外は何もかもがアナログとなっています。その中でも業務日報においてはアナログすぎると思っています。IT系の多くはブログやワードプレス、グーグルなどの共有ファイルといったようなデジタルを使っているか、もしくは定型の用紙に記入して提出しているところがほとんだと聞いています。

僕の会社は徹底的にアナログにこだわっています。それは社長の考え方で「ミスや計画は自らの字で書かないと覚えない。」ということに基づいています。

先ず用意するのはノートです。サイズは決まってませんが、線の入っているものではなく無地のものです。あとはペンです。色は決まってませんが、青か黒がポピュラーです。また赤いペンは別に使うので用意しておきましょう。他には女の子は定規も使うようですが僕は使いません。

用意するものの説明が終わると次は使用方法ですね。

ノートの1ページに、1年間の目標と好きな言葉を書きます。業務報告は2ページ目からです。ちなみに、この1ページ目は、単にもったいないと理由から目標や好きな言葉を書いていますが、人によっては自画像や名前を書いている人も居ます。

業務報告を書く2ページ目からは、2ページ目と3ページ目を見開きで使用します。以後、ずっと最後の1ページになるまで見開きで使用します。
左側は予定を書きます。朝仕事を始める前か前日に記入します。1日の目標と、時間を書いて具体的な予定など。また作業の進捗具合や残り具合など一目でわかるようにします。
右側は結果を書きます。目標の達成度合いを書きます。また作業上に生じた問題点や原因、それらの対策を考えられるかぎり。そして感想などを書きます。
僕みたいな新入社員になると、上司や同僚への質問項目などを設けています。

終業後や翌日に他者のノートを見て、作業状況(主に進捗具合)の共有をします。質問などを設けていたものを見つけると赤ペンで記入します。(記入したことは直ぐに当人へ伝えるのがルールです。)また社長がコメントを入れる時だけ、赤ペンで書くだけでなく拇印を押すことが決まっています。

以上が業務日報の書き方となります。